Prowadzenie księgowości w firmie a rola księgowej

Rola księgowej w firmie

Księgowość skupia się na chronologicznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych na bazie dowodów księgowych. Dzięki aktualnym wpisom do ewidencji księgowej przedsiębiorca w prosty sposób skontroluje finanse. Przechowywane są tam wszystkie zdarzenia finansowe działalności gospodarczej w oparciu o zbiór faktur i rachunków. Tak zbierany zapis zdarzeń gospodarczych w księgowości daje wgląd w sprzedaż, zakupy, inwestycje, wypłaty , podatki i pozostałych finansowych działań.

Z kolei rachunkowość zawiera nie tylko działania z działu księgowości. W rachunkowość wliczają się także rachunek kosztów, , planowanie i analiza kosztów i finansowa sprawozdawczość, czyli ogólne informacje w dziale finansów działalności gospodarczej.

Prace księgowej wychodzą ponad tworzenie ksiąg rachunkowych. Co więcej księgowe podejmują się przygotowywania zestawień sald i obrotów, oceny pasywów i aktywów oraz segregacji i katalogowania danych działalności gospodarczej. Dzięki usługom księgowej, przedsiębiorstwo zyskuje też opiekę nad prawidłowością rozliczeń z klientami, rzetelną ewidencję zdarzeń gospodarczych i weryfikację dokumentów. Biuro rachunkowe przygotowuje też konieczne finansowe sprawozdania, a do tego przygotowuje dokumenty ZUS i deklaracje podatkowe.

Formy prowadzenia księgowości

Biura rachunkowe prowadzą księgowość kilkoma metodami w zależności od formy, wielkości, charakteru i metod działania firmy.  Księgowe zwykle podpowiadają przedsiębiorcom dobrać dopasowaną do charakteru firmy metodę księgowania zgodnie z prawem.

Księga Handlowa (pełna księgowość

Pierwszym wśród nich jest pełna księgowość (księga handlowa), jaką regulują zasady zawarte w ustawie . Pod terminem księgi handlowej chowa się najszerzej rozbudowana forma rozliczania. Jej zadaniem jest pokazywanie w dokładny sposób finansowej sytuacji działalności gospodarczej – jej gospodarności, rentowności i finansowej płynności.

Według ustawy o rachunkowości, pełną księgowość muszą mieć:

  • spółki handlowe – kapitałowe, osobowe i w organizacji;
  • osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne i spółki partnerskie, jeżeli w poprzedzającym roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów, usług i operacji finansowych wyniosły przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie;
  • organizacyjne jednostki tworzone na bazie prawa bankowego, przepisów związanych z wartościowymi papierami, przepisów o inwestycyjnych funduszach i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności reasekuracyjnej i ubezpieczeniowej, przepisów o spółdzielczych kasach albo przepisów w dziale funduszy emerytalnych, nie zważając na wysokość przychodów;
  • powiaty, gminy, województwa i ich związki;
  • organizacyjne jednostki bez prawnej, a generujące przychód;
  • fundacje i stowarzyszenia, także jeżli ich źródłem przychodu są tylko członkowskie składki;
  • polskie oddziały i przedstawicielstwa organizacji zagranicznych.

Organizacje niewskazane wyżej, o ile otrzymują na wykonanie zleconych zadań dotacje lub subwencje ze skarbu państwa, funduszów celowych lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego – od początku roku obrachunkowego, w jakim dotacje zostały dla nich przydzielone.

KPiR, czyli książka przychodów i rozchodów księga podatkowa

Równie powszechnym sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest uproszczona księgowość w postaci Książki przychodów i rozchodów . Księgowa dodaje do niej zapisy rozchodów i przychodów, a na ich bazie księgowa może określić wysokość dochodu, który podlega opodatkowaniu. Bazą określającą zasady prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów jest właściwe Rozporządzenie Ministra Finansów. W prostej księgowości koszty mają obowiązek mieć opis, jakie spośród nich są, a jakie nie są kosztami uzyskania przychodu. Obok tego regularnie należy uzupełniać zestawienie dochodów, kosztów i przychodów z podziałem na podatkowe zwolnienia. Ważna jest też ewidencja środków trwałych, zatrudnionych osób i spis zwolnionych z podatku dochodów z poprzednich lat. Niekonieczne są z kolei ewidencja operacji pieniężnych na przykład bankowych wyciągów.

Księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek mieć osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne i spółki partnerskie, kiedy przychód wcześniejszego roku obrachunkowego nie przekracza 2.000.000 euro w polskiej walucie.

Rozliczenie na ryczałcie

Innym sposobem jest ryczałt ewidencjonowany, czyli uproszczona forma opodatkowania, jakiej stawki rozliczane są od 2% do 17%. W rozliczeniu ryczatłowym nie umieszcza się kosztów z tytułu uzyskania przychodów. Stąd też przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia Księgi handlowej ani Książki Przychodów i Rozchodów. Zamiast tego potrzebne jest tworzenie wykazu przychodów i wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych i ewidencję wyposażenia – jeśli je ma.

Z ryczałtu mają możliwość korzystania:

  • osoby fizyczne zyskujące przychody z prowadzenia firmy
  • działalności uzyskane w spadku
  • spółki cywilne, jeśli tylko wspólnikami są osoby fizyczne
  • spółki cywilne osób fizycznych i działalności gospodarczych przekazanych w spadku
  • spółki jawne, jeśli tylko wspólnikami są osoby fizyczne

Wytycznymi jest to, aby przychody w poprzednim roku obrachunkowym nie przewyższyły limitu 2 mln euro, obliczonego według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października w poprzednim roku.